Los objetivos operacionales están determinados por la Misión del Negocio, los cuales consisten en ofrecer el servicio de fotocopiado a estudiantes de educación superior en Chile a bajo costo a través de suscripción y financiado a través de publicidad en el reverso de la fotocopia.
Por lo tanto podemos desprender tres objetivos basados en Costos, Calidad y Tiempo de Entrega:
Costos: Asegurar la prestación del servicio de fotocopiado a bajo costo utilizando tecnología que minimice los costos unitarios, asegurar insumos y materiales de bajo costo, bajos niveles de inventario, optimización de logística y mantener en niveles bajos las pérdidas de materiales e insumos.
Calidad: Prestar un servicio de calidad con insumos y materiales de calidad media que permitan entregar un servicio adecuado y que sea percibido por los clientes y de esta manera asegurar la mínima cantidad de devoluciones por trabajos mal efectuados y su posterior re-fotocopiado.
Tiempo de Entrega: Desarrollar un flujo constante de actividades que permitan cumplir los tiempos de entrega, desarrollando estrategias para trabajos inesperados que permitan el mínimo de abandonos de trabajos por parte de Publicopia.
Estrategia de Operaciones
Descripción de la Tecnología Necesaria para la Operación
La tecnología necesaria para prestar el servicio de fotocopiado por cada local es el uso de 2 Fotocopiadoras, un equipo principal arrendado y 1 fotocopiadora propia como respaldo en caso de falla del equipo principal, las que permitirán mantener un servicio constante en el tiempo y ofrecer calidad a bajo costo a los estudiantes de educación superior.
Para dar cumplimiento al primer objetivo, de ser un servicio de bajo costo, los equipos deben ofrecer un servicio con un costo unitario menor a la competencia, para lo cual se requerirá la valorización de equipos que entreguen una relación precio/calidad lo más óptimo posible, además de entregar rapidez en el servicio, para lo cual se utilizará la mejor alternativa de proveedor, considerando los siguientes puntos:
- Precio del Equipo.
- Rendimiento de Tóner
- Mantención del Equipo
- Copias por minuto
Logística de Entrada
La logística de entrada comprende las siguientes actividades necesarias para hacer llegar los insumos y equipos:
- Pedido de Insumos al proveedor
- Transporte hacia el local
- Almacenamiento de insumos
Para reducir costos, este proceso comienza con la solicitud de los proveedores, los insumos necesarios, como papel, tóner y otros materiales como anillos y micas para anillados.
Pedido de Insumo y materiales
Los pedidos se realizarán por tipo de insumo en forma centralizada, con el cual se obtendrán economías de escala a través de descuentos por volumen.
Transporte hacia el Local
El transporte será externo, para el caso del transporte del papel se elegirá proveedores que tengan presencia en cada ciudad donde tenga presencia Publicopia.
En el caso del tóner y otros materiales, se solicitará el despacho para cada local desde Santiago donde se concentra la oferta de estos productos.
Inventarios
Se mantendrá inventarios para 2 semanas, con solicitud de pedidos semanales lo que permitirá mantener el nivel de stock, esto permite asegurar el ciclo de fotocopiado y no se mantiene capital de trabajo estático, además se ahorra espacio en los locales.
Proceso de Fotocopiado
El proceso de fotocopiado consiste en las siguientes actividades:
Llegada de los clientes
El cliente (estudiante) llega al local y debe identificarse como estudiante de educación superior, el carné de estudiante para locomoción es un documento válido.
Fotocopiado
Se procede a fotocopiar el material entregado junto a la publicidad en el reverso de la hoja.
Proceso de Mantención de los Equipos
Este proceso contempla la mantención y control de los equipos de fotocopiado y para obtener el mejor rendimiento, se deberán realizar las siguientes actividades:
Registro de Fotocopias
Diariamente se registrará la cantidad de fotocopias efectuadas en cada equipo y se cotejará con la cantidad de fotocopias vendidas, este arrojará la cantidad de fotocopias de pérdida.
Limpieza de los Equipos
Diariamente se realizará una limpieza adecuada de los equipos, eliminando rastros de polvo y tóner, cuyo objeto es mantener la calidad del fotocopiado.
Llenado de papel
Se deberá constantemente mantener completas las bandejas de papel, para evitar tiempos de recarga mientras se atiende a un cliente y entregar en forma rápida y oportuna el material fotocopiado.
Recarga de Tóner
La recarga del tóner se realizará dentro de las dependencias del local para disminuir los costos de recarga externa, cuya misión estará a cargo de los mismos dependientes, quienes previamente recibirán la capacitación por parte del técnico.
Limpieza del Local
La limpieza del local estará contemplada dentro de las funciones de los dependientes, quienes a través de turnos mantendrán la limpieza del establecimiento en todo momento, esta tarea deberá ser realizada como mínimo al inicio de la jornada de trabajo.
Cuadratura de Caja
Al finalizar el día el encargado del Local deberá realizar la cuadratura de Caja, registrar las ventas menores y anotar las ventas en el libro de compras y ventas.
Proveedores
Existe gran disponibilidad de proveedores de insumos y materiales en el mercado, debiendo elegirse el que califique con el menor costo y mejor tiempo de entrega.
Tamaño de Local y Oficina Central
Se Proyecta contar con 6 locales para la prestación del servicio, uno de ellos contará con oficinas de administración.
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Marco Legal
Para poder iniciar las actividades, será optará por la constitución de una sociedad de responsabilidad Limitada, la que deberá ser confeccionada por un abogado. Este proceso puede demorar cerca de 1 mes ya que deberá ser inscrita en el registro de comercio y publicada en el diario oficial. Luego de esto se deberá iniciar actividades en el Servicio de Impuestos Internos.
Posteriormente se celebrará un contrato de arriendo por cada Local, efectuado el trámite, se procederá a solicitar la Patente Comercial en cada Municipalidad.
Proceso de Fotocopia como Medio Publicitario
La misión de Publicopia consiste en ofrecer el servicio de fotocopiado a estudiantes a bajo costo financiado a través de publicidad.
Por lo que procederemos a analizar las operaciones en lo que dice relación con el financiamiento
• Cliente Inicial: compuesto por la cartera de avisadores
• Cliente Negocio: compuesto por los proveedores de insumos, tecnología y Recursos Humanos.
• Cliente Final: compuesto por los Estudiantes de Educación Superior
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Objetivos Estratégicos y Diseño de Procesos
Captación de Avisadores
La captación de avisadores, está diseñada para ser desarrollada con recursos internos a través del Jefe Comercial y Agentes de Ventas y externa a través de Agencias en los casos que sea necesario, cuyo costo es de 15%.
El proceso está dado de la siguiente forma:
1 Visitar potenciales avisadores
2 Presentar Producto publicidad
3 Generar necesidad en el avisador Proceso de Selección de Proveedores del servicio de impresión de Publicidad
La impresión de la publicidad de los avisadores será a todo color, para ello es indispensable contar con proveedores de calidad, esto genera la selección de proveedores a través del siguiente proceso:
1 Cotizaciones
2 Muestra
3 Cumple con el diseño (si)
4 Orden de compra
Fidelización de Avisadores / Mercado Objetivo
La cultura organizacional de Publicopia se encuentra enfocada en el servicio al cliente, desarrollando alta capacidad de respuesta y la constante incorporación de innovación y tecnología.
Esta cultura formará parte del actuar del Grupo de Trabajo, lo que permitirá la fidelización por parte de los avisadores, Mercado Objetivo y Proveedores.
A los avisadores se les entregará una atención de calidad al momento de ofrecer nuestro servicio así como también en el momento de la negociación y post venta, se respetará en todo momento los acuerdos estipulados en el contrato de publicidad, entregando en la respectiva fotocopia la publicidad con los estándares de calidad previamente definidos, su producto llegará en tiempo y forma al mercado objetivo (estudiantes de Educación Superior), lo que permitirá una fidelización por parte de nuestros clientes.
Al mercado objetivo (Estudiantes de Educación Superior) se les entregará un servicio de calidad, rapidez y un producto que cuente con los estándares previamente definidos.