Para llevar a cabo el proyecto y cumplir con el objetivo de máxima rentabilidad de la empresa, se requiere valorizar todos los aspectos a considerar en la evaluación de los flujos para lo que se realizó un detalle valorizado de los Ingresos, Costos y Gastos en su calidad de fijos y variables respectivamente. Para la valorización se procedió a cotizaciones con proveedores de insumos, costos de personal y además los gastos relacionados con la puesta en marcha.
Para los ingresos se consideró el ingreso por publicidad y el ingreso por fotocopia impresa, en cada uno de estos ítems se rebajó una estimación de incobrabilidad y descuentos para el caso de los ingresos por publicidad y una rebaja por concepto de pérdidas de material en el caso de que las impresiones sean defectuosas.
El servicio de fotocopiado se efectuará a través del arriendo de los equipos principales y la contratación de un servicio integral.
Se ha optado por esta alternativa considerando las ventajas de reemplazos de equipos en 24 horas, la permanencia de servicio técnico en la zona y el historial económico y de clientes del proveedor.
1. Horizonte de evaluación
El Horizonte de planificación se ha fijado en 5 años considerando la vida útil de los equipos de fotocopiado.
2. Ingresos
El ítem de ingresos, está compuesto por la estimación de ingresos por publicidad y fotocopia impresa, y están calculados según la tarifa asociada para cada caso. En el caso de la publicidad la tarifa varía entre 22 y 25 pesos por hoja y en el caso de la fotocopia impresa para el estudiante es 5 pesos.
Para cada tipo de ingreso se consideró rebajas por descuentos e incobrabilidad y pérdidas de materiales en el caso de la impresión de fotocopias.
3. Gastos de Organización y Puesta en Marcha
En este ítem, se consideran todos los gastos relacionados con la organización legal, publicidad y promoción, gastos de capacitación inicial, gastos por habilitación y remodelación de local de atención de público y oficinas.
4. Inversión en Activos
La inversión en activos está dada principalmente por equipos de fotocopiado de respaldo, muebles y útiles para habilitación de local y oficinas, sistema computacional y equipo de comunicaciones.
5. Costos Fijos
Los Costos fijos lo componen principalmente el costo de personal según la dotación y estructura definida en el plan de Recursos Humanos y además incluye los gastos operacionales para el funcionamiento normal y continúo.
6. Costos Variables
El costo variable lo compone principalmente el costo del insumo papel para fotocopia, el costo de mantención integral de los equipos que incluye la instalación, mantenciones, reparaciones, repuestos y piezas e insumos como toner, revelador, y cilindro.
Adicionalmente el costo variable incluye comisiones de venta según estructura de remuneración de los vendedores.
7. Aprovechamiento Tributario
En el proyecto se considera el aprovechamiento tributario de:
Los gastos de organización y puesta en marcha
Pérdidas tributarias
Depreciación acelerada
Lo anterior de acuerdo con los datos obtenidos de la página del Servicio de Impuestos Internos.
8. Financiamiento
El financiamiento del proyecto considera:
Recursos propios aportados por los socios
Arriendo de Locales y equipos
Financiamiento bancario
Como proyecto nuevo, las entidades bancarias exigen garantías como hipotecas de los activos de los proyectos a financiar. Dado que este proyecto no requiere de activos físicos relevantes, la alternativa a considerar es convertir a los socios como avales de la empresa y luego hipotecar sus bienes como garantía.
Para el financiamiento bancario, se ha optado por el Banco del Estado de Chile al que se le solicitará un crédito equivalente al 60% de los desembolsos necesarios para la partida del negocio y que lo constituye principalmente el capital de trabajo, según se puede ver en los flujos respectivos y arrendamiento de locales y equipos.
9. Tasa de descuento: (RA)
Para determinar la tasa de descuento se consideraron las siguientes variables:
IPSA promedio de 10 años en Chile: 17,30%, como rendimiento del mercado global (RM)
BCU Banco Central para 5 años: 2,51%, como instrumento libre de riesgo (RF)
Beta riesgo:1,1 mayor a 1 dado que es un proyecto con riesgo(B)
Lo anterior arroja como resultado una tasa de 18,78% al aplicar:
RA=RF + B (RM-RF)
10. Punto de equilibrio
El análisis de punto de equilibrio muestra las siguientes cantidades a vender en número de fotocopias en el escenario esperado:
AÑO 1 | AÑO 2 | AÑO 3 | AÑO 4 | AÑO 5 |
11.870.446 | 12.158.826 | 11.803.154 | 11.666.725 | 11.520.627 |
11. Análisis de escenarios
Dada la concepción del negocio, que está definido por el volumen de ventas según la demanda de fotocopias para estudiantes de educación superior cuya matrícula tendrá un crecimiento sostenido en la próxima década, se ha considerado ésta variable para analizar los escenarios pesimista y optimista partiendo desde la demanda base esperada con la que se ha evaluado los flujos del proyecto.
Para efectuar este análisis, se consideró mover en 6,7% hacia atrás y hacia adelante el pronóstico de la demanda esperada.
12. Resultados de la evaluación
El total de activos valorados en el proyecto ascendió a $315.271.772, los cuales son financiados según se muestra a continuación:
Los resultados del análisis de escenarios son los siguientes:
Escenario Esperado
Escenario Optimista
Escenario Pesimista
Control de Gestión
Para llevar a cabo el control de los objetivos estratégicos y funcionales de Publicopia, se implementará un sistema de información que permita una medición objetiva en sus aspectos cuantitativos y cualitativos.
Los objetivos serán de carácter flexible y de revisión continua con el fin de ser capaces de reaccionar a los cambios del mercado, clientes, competencia y proveedores.
Para cumplir con lo anterior, es necesario indicar los principales objetivos sujetos a medición:
Para los objetivos estratégicos:
· Crecimiento sostenido: indicador debe ser siempre mayor que cero con directa relación al crecimiento del número de matrículas de estudiantes de educación superior en Chile en los lugares geográficos que Publicopia tenga presencia (5%).
· Fidelidad de estudiantes: indicador que será medido a través del número de estudiantes que mantienen el requerimiento del servicio de fotocopiado por un tiempo superior a seis meses, este indicador mostrará el grado de fidelización y aceptación del servicio.
· Fidelidad de Anunciantes: indicador que será medido con el mantenimiento de anunciantes, la renovación de contratos y la entrada de nuevos anunciantes.
· Ampliación de Servicios: con el transcurso del tiempo, se incorporarán servicios adicionales para estudiantes, público y empresas. La oferta, asociada al número de visitas a empresas y el número de nuevos contratos será el indicador que muestre la continuación de estos nuevos servicios, además esto ayudará a suplir la merma de fotocopiado en temporada baja.
· Mantener última tecnología: la calidad del servicio de Publicopia estará asociada a la revisión permanente de los cambios tecnológicos.
· Mantener estructura de bajo Precio: con el cumplimiento sostenido de los objetivos, Publicopia deberá mantener la política de precio bajo para el servicio de fotocopiado a estudiantes.
Para los objetivos funcionales y operativos:
· Consolidar marca: lograr la identificación de la marca 
· Contrato con proveedores: mantener contratos flexibles de insumos.
· Personal: mantener y reforzar la cultura organizacional de Publicopia, destacando la capacitación permanente del personal.
· Sistema de información: generar la instancia que facilite la revisión de la gestión del negocio, considerando la retroalimentación de los clientes y la competencia.
Plan de acción en el Corto Plazo
El plan de acción de corto plazo tiene relación con la implementación y puesta en marcha del negocio, se considera un plazo razonable de 3 meses para la realización de esta etapa.
A continuación se presenta carta Gantt con las principales actividades:
PLAN DE ACCIÓN DE CORTO PLAZO | Mes 1 | Mes 2 | Mes 3 | |||||||||
1a | 2da | 3a | 4a | 1a | 2da | 3a | 4a | 1a | 2da | 3a | 4a | |
sem | sem | sem | sem | sem | sem | sem | sem | sem | sem | sem | sem | |
FORMACIÓN DE LA EMPRESA | ||||||||||||
Escritura de la sociedad | ||||||||||||
Emisión de documentos legales | ||||||||||||
Patente | ||||||||||||
Iniciación de actividades / RUT | ||||||||||||
CONTRATACIÓN DE PERSONAL | ||||||||||||
Publicación avisos | ||||||||||||
Recepción de CV | ||||||||||||
Entrevistas | ||||||||||||
Selección | ||||||||||||
Contratación | ||||||||||||
Capacitación | ||||||||||||
LOCALIZACIONES | ||||||||||||
Contrato de arriendo equipos y locales | ||||||||||||
Compra de equipos | ||||||||||||
Habilitación local | ||||||||||||
Habilitación letreros | ||||||||||||
Habilitación máquinas y equipos | ||||||||||||
PROMOCIÓN | ||||||||||||
INAUGURACION | ||||||||||||
Las actividades de esta etapa serán desarrolladas y controladas con una persona con dedicación exclusiva
Plan de Contingencia
En la implementación:
Se estima el plazo de un mes para cubrir retrasos por cualquier contingencia que surja respecto a las actividades consideradas en esta etapa de implementación y puesta en marcha, como mitigador en esta etapa se ha considerado una persona con dedicación exclusiva para atender esta contingencia.
En la operación normal del negocio:
Falla de los equipos
Se mantiene una máquina fotocopiadora de respaldo en el caso de fallas y reposición del servicio por parte del proveedor quién repone en 24 horas el servicio, caso contrario está afecto a una multa que mitiga los menores ingresos.
Personal
En el caso de fuga de personal, siempre existirá un reemplazante de acuerdo con la política de mantener personas part-time y éstas puedan suplir las contingencias por licencias o salida de personal.
Capital de trabajo
En caso de existir una demanda de suministros explosiva que agote las existencias de suministros se utilizará línea de crédito con proveedores que suplirán la demanda y se revisará la política de stock ajustándola al nuevo escenario.
Temporada baja
Dada la característica estacional del negocio, para los meses de vacaciones de los estudiantes de Educación Superior, se comenzará la incorporación de nuevos clientes como empresas e instituciones para el servicio de fotocopiado, además se otorgarán las vacaciones legales del personal, no debiendo incurrir en gastos adicionales por reemplazos.
Plan de Salida del Negocio
Las barreras de salida de este negocio son bajas, fácil liquidación de activos, no existe regulación para salirse del negocio y no resulta difícil administrar un plan de salida ordenado que implique las menores pérdidas posibles.
Lo anterior se justifica de acuerdo a lo siguiente:
· Local arrendado, existe clausula de salida con aviso un mes de anticipación.